مراحل اسکن اسناد و مدارک
آنالیز پرونده ها :
بازدید از بایگانی و بررسی کامل اسناد داخل پرونده ها (نوع و جنس برگه ها – شناسایی مدارک و طبقه بندی اسناد) و مشورت با ناظر پروژه
سبک سازی و آماده سازی :
در مرحله پالایش کلیه مدارکی که طبق دستورالعمل سازمان فاقد ارزش می باشند از پرونده خارج شده و مدارک مورد نیاز برای ارائه کیفیت مطلوب اسکن آماده سازی (جداسازی منگنه و سنجاق و ترمیم برگه های کج و پاره) و چیدمان (حفظ ترتیب برگه ها و چیدن آنها به صورتی که تمامی صفحات هم جهت باشند ) میگردند.
برگ شماری و ثبت نمراتور :
بعضی از سازمانها تاکیید بر برگ شماری و ثبت نمراتور دارند که برحسب نیاز میتواند شماره سند ، تاریخ و یا شناسه مخصوصی باشد که اسناد با آن شناسایی میشوند و معمولا روی آخرین برگه و یا کلیه اوراق از هر پرونده ثبت میگردد.
اسکن :
در این مرحله مدارک آماده سازی شده طبق فرمت های استاندارد و درخواست سازمان به وسیله اسکنر حرفه ای اسناد و نرم افزارهای به روز ،اسکن میگردند.
کنترل کیفیت :
در این مرحله تمامی فایل های اسکن شده با اوراق فیزیکی در هر پرونده تطبیق داده شده و از لحاظ کیفیت و وضوح چک میشوند و در صورت هرگونه مغایرت و یا نیاز به اسکن مجدد ، دوباره اسکن میگردند و برای انجام مرحله بعدی تحویل مسئول مربوطه میگردند.
ثبت مهر :
در این مرحله برای اطمینان از اینکه تمامی اوراق و اسناد اسکن شده باشند برگه ها مهمور میگردند . که معمولا مهر شامل عبارت ( اسکن شد ) همراه با تاریخ و نام اپراتور اسکن یا شرکت پیمانکار میباشد.
جمع آوری :
در این مرحله با توجه به نیاز و در صورت لزوم پوشه هاو ذونکن های قدیمی و خراب تعویض میشوند و مدارک پرونده پانچ یا منگنه میشوند.
بهینه سازی فایل ها :
در این مرحله فایل های اسکن شده بررسی میشوند و با توجه به نیاز نرم افزار مورد استفاده در سازمان در صورتی که نیاز به اصلاحاتی از قبیل چرخش و یا کم کردن حجم و ... داشته باشند انجام میگردد.
کدینگ و نام گذاری :
نامگذاری فولدرها و فایل های اسکن شده طبق درخواست کارفرما میباشد.معمولا این کار در حین اسکن اسناد انجام میشود. اما در برخی موارد بعد از انجام مرحله اسکن به وسیله نرم افزار تخصصی فایلها و فولدرها نامگذاری میگردند.
تحویل فایل ها و بارگذاری در نرم افزار :
پس از انجام پروسه فوق فایل ها آماده بارگذاری در نرم افزار میباشد و به کارفرما تحویل میگردد. در صورت توافق و درخواست کارفرما انجام مرحله بارگذاری نیز میتواند توسط مجری پروژه اسکن انجام شود.
در مقاله فوق شما با کلیه ی مراحل قبل و بعد از اسکن آشنا شدید اما توجه داشته باشید که هر سازمان میتواند با توجه به نوع مدارک ، اهمیت و نیاز خود برخی از این مراحل را اجرا نکند و یا درخواستی اضافه تر داشته باشد.