چرا باید از تکنولوژی اسکن اسناد استفاده کنیم؟
مزایای اسکن اسناد:
هر سازمانی ( بانک ها، ادارات، بیمارستان ها،موسسات و ...) روزانه با حجم زیادی از اسناد و مدارک مهم کاغذی همراه هستند ، که در کنار آن پیوسته با چالش هایی مانند حفظ و نگهداری، امنیت و دسترسی آسان و به موقع به آن ها مواجه می شوند. اسکن مدارک می تواند به عنوان بهترین و سریعترین نقطه شروع برای دیجیتال سازی پرونده های کاغذی باشد که دارای مزایای بسیاری است که ما در این مقاله به زبان ساده شما را با این مزایا آشنا میکنیم.
* آزادسازی فضای وسیعی که جهت بایگانی اشغال گردیده است و یا حداقل تبدیل بایگانی شما به یک بایگانی راکد که حجم کمتری از محیط را اشغال خواهد کرد.
*امکان طبقه بندی و مدیریت دسترسی افراد به اطلاعات اسناد و بایگانی.
* امکان انتقال اطلاعات ىر صورت نياز و حتی دریافت اطلاعات در هر وقت از شبانه روز و در هر جا که باشید توسط شبکه اینترنت.
*دسترسی آسان و تعریف شده به پرونده ها بدون نیاز به انجام مراحل وقت گیر اداری و مراجعه به بایگانی
*جلوگیری از جعل یا الحاق اسناد و گم شدن آنها و نیز در امان بودن از آتش سوزی ، سیل و زلزله.
*امکان استفاده مدیران از اطلاعات پرونده های موجود در دیگر مراکز شرکت بدون صرف وقت.
*ایجاد قابلیت هر گونه جستجو بر روی اطلاعات اسناد و پرونده ها.
*دسترسی همزمان و بدون اتلاف وقت چند مدیر به اطلاعات یک یا چند پرونده.
*در صورت درخواست کارفرما ایجاد امکان ویرایش اسناد .
*صرفه جویی در وقت و نیروی انسانی .
*ایجاد تصاویری واضح تر و با کیفیت بالاتر نسبت به اصل اسناد.
*کاهش هزینه های نگهداری و اداری.
*انجام سریع عملیات اداری و بالابردن سرعت پاسخگویی .
*رفع مشکلات اداری و بالا بردن توان مدیریتی.
